Subito dopo aver premuto il pulsante «Acquista», il processo di consegna è già iniziato. Tutto comincia in magazzino, con la selezione della merce, poi seguono l'imballaggio e la consegna nel posto giusto, entro un tempo adeguato.

Per una start-up il processo di consegna è piuttosto semplice, ma man mano che un'azienda si sviluppa diventa sempre più complesso. Ad esempio, un aumento significativo delle vendite, la moltiplicazione dei canali di comunicazione e una base clienti più ampia possono complicare il processo di spedizione.

L'uso di un sistema di gestione dei trasporti per gestire la comunicazione con i vettori e per monitorare le spedizioni può prevenire i colli di bottiglia che possono presentarsi nel corso del processo di consegna.

1. Che cos'è la gestione e l'evasione degli ordini?
2. Quali sono i sei passaggi del processo di evasione degli ordini?
3. Com'è il processo di consegna tramite CargoPlanning?

1. Che cos'è la gestione e l'evasione degli ordini?

La gestione degli ordini è una serie di operazioni che inizia nel momento in cui viene inserito un ordine e si conclude quando il cliente riceve la merce. Comprende, tra le altre cose, la ricezione, il monitoraggio e l'evasione degli ordini.

Esistono tre tipi di software che possono aiutarti a migliorare il tuo processo di consegna: i sistemi di gestione degli ordini, i sistemi di gestione dei trasporti e i sistemi di gestione del magazzino. Ciascuno di essi può essere usato da solo o in collaborazione con gli altri. Di seguito analizzeremo quale sia la differenza tra loro e quale si adatti meglio alla tua azienda.

• Il sistema di gestione degli ordini

Un OMS è eccellente per gestire il ciclo di vita di un ordine. Può essere integrato con il sito web di un'azienda. Così gli ordini possono essere accettati direttamente dalla piattaforma ed essere indirizzati al magazzino più adatto.

Alcuni sistemi dispongono di sincronizzazione bidirezionale, garantendo la trasmissione di tutte le informazioni tra l'OMS e la piattaforma di e-commerce e offrendo allo stesso tempo piena visibilità sull'intero processo.

• Il sistema di gestione dei trasporti

Un TMS gestisce il processo di trasporto dal momento in cui la merce è pronta per essere spedita. L'uso di una piattaforma di questo tipo è un buon modo per accedere alle tariffe di spedizione più basse, alle rotte più efficienti e per ottenere visibilità sull'intero processo di trasporto.

I sistemi di gestione dei trasporti sono adatti alle aziende che vogliono ridurre il proprio budget per la logistica, che desiderano avere visibilità sulle spedizioni e che hanno bisogno di una soluzione scalabile per il trasporto delle merci.

• Il sistema di gestione del magazzino

Un WMS automatizza il ciclo di vita dell'inventario, centralizzando le informazioni in tempo reale dal momento in cui l'ordine viene ricevuto a magazzino fino alla sua consegna e all'attribuzione dei processi di fatturazione.

Un sistema di questo tipo è adatto ai magazzini che devono gestire i processi di evasione degli ordini e hanno difficoltà a consegnare la merce con successo.

Perché la tua azienda ha bisogno di una gestione efficiente degli ordini?

L'uso di un qualsiasi sistema per la gestione delle consegne può aiutarti a far fronte brillantemente a un elevato volume di ordini e a consegnarli in tempo. Ma non è tutto. Un sistema di questo tipo può aiutarti a risolvere una moltitudine di problemi, tra cui:

1. Fa risparmiare più tempo

Probabilmente ti è già passata per la mente la domanda: «la movimentazione dell'inventario, l'imballaggio degli ordini e la spedizione della merce sono il modo più produttivo di usare il mio tempo?». È molto probabile che la risposta sia no. Ogni minuto trascorso a risolvere problemi di gestione potrebbe essere investito in attività strategiche per lo sviluppo della tua azienda.

2. Previene l'errore umano

Per la spedizione di pochi ordini al giorno, l'errore umano non è un problema rilevante. Tuttavia, quando la tua azienda cresce e ricevi ordini 24 ore su 24, attraverso più canali di comunicazione, è naturale che si verifichino errori. Semplificare la gestione degli ordini può aiutarti a governare tutto con successo e ad automatizzare le attività, riducendo gli errori il più possibile.

3. Aumenta il volume di informazioni ricevute

Con l'accesso a dati in tempo reale puoi prendere decisioni migliori. Un OMS o un TMS centralizza tutte le informazioni in un unico luogo. Hai così una prospettiva completa sull'intero processo di spedizione.

Ad esempio, CargoPlanning ti permette di seguire i trasporti di merce in tempo reale. Queste informazioni ti aiutano a conoscere lo stato dei trasporti in qualsiasi momento. Inoltre, la piattaforma presenta regolarmente report sulle prestazioni, così che il processo di consegna possa essere migliorato in futuro.

2. Quali sono i sei passaggi del processo di evasione degli ordini?

Il processo di evasione degli ordini ha molte componenti che vengono messe in movimento simultaneamente. Ciò significa che è necessaria una strategia efficace per assicurarsi che ogni fase del processo sia svolta con la massima efficienza possibile.

1. La fase di ricezione

Questa fase riguarda la merce che arriva al magazzino, al centro di distribuzione o direttamente al negozio. Tutti i trasporti devono essere controllati, registrati e stoccati, affinché il processo di evasione degli ordini possa iniziare.

Nel momento in cui la merce viene ricevuta, occorre verificare che tutto nell'ordine coincida con i dati dell'ordine originale, della fattura e della lista di spedizione. Se si ricevono pacchi danneggiati, questi vanno restituiti.

2. La fase di stoccaggio

Dopo che tutto è stato verificato, la merce deve essere immagazzinata. Perciò, per raggiungere la massima velocità ed efficienza nella consegna degli ordini, questo processo deve essere il più organizzato possibile.

3. La fase di prelievo

In questa fase la merce deve essere localizzata in magazzino. Se ciò viene fatto manualmente, avrai bisogno di un elenco degli articoli necessari da spuntare, con i dettagli sul luogo di stoccaggio di ciascun articolo.

4. La fase di imballaggio

È il momento in cui i pacchi destinati alla spedizione vengono imballati per prevenire qualsiasi danno durante il trasporto. Il tipo di materiali da imballaggio utilizzati dipende dai limiti di peso propri di ciascuna azienda.

5. La fase di spedizione

È il momento di analizzare le opzioni di spedizione e i partner logistici. Con un sistema di gestione dei trasporti puoi ridurre al minimo i costi e il tempo necessari per i trasporti.

Una piattaforma TMS può aiutarti a seguire nel tempo il trasporto della merce e ad accedere a informazioni in tempo reale, così da poter prendere decisioni consapevoli in qualsiasi momento. Ricevi inoltre report sulle prestazioni per costruire la strategia migliore per il futuro.

6. La fase di gestione dei resi

Se la tua azienda offre ai clienti la possibilità di restituire la merce, i resi rientrano nel processo di evasione degli ordini. Anche questa operazione deve essere gestita in modo rapido ed efficiente. Così i clienti si sentiranno sicuri e anche la gestione dell'inventario diventerà più semplice.

Sebbene il processo di consegna non sembri troppo complicato, diventa molto più difficile per le aziende medie e grandi. Ci sono moltissimi fattori che influenzano la semplicità delle operazioni. Ad esempio il volume degli ordini: più ordini devono essere gestiti manualmente, meno efficiente diventi e meno tempo hai per sviluppare la tua attività.

Inoltre, la tecnologia può essere un alleato utile. Più cresce il volume delle informazioni, più aumenta la qualità delle decisioni prese. Usando un sistema di gestione dei trasporti puoi semplificare la maggior parte dei processi. Hai inoltre accesso ad analisi e report che ti offrono una migliore comprensione delle prestazioni attuali e delle possibili modifiche.

Com'è il processo di consegna tramite CargoPlanning?

Il processo di consegna può essere notevolmente semplificato e accelerato usando un sistema di gestione dei trasporti come CargoPlanning. Questa piattaforma offre più servizi che, usati insieme, possono rendere più efficienti tutte le operazioni del processo. Vediamolo passo dopo passo:

• CargoOrder

Questo servizio facilita la creazione di richieste di offerta. CargoOrder è un modulo che ti aiuta a gestire gli ordini e a trasferirli al reparto logistico. Ecco alcuni dei dettagli inclusi nell'ordine creato:

• L'azienda che effettua l'ordine
• Il tipo di ordine (interno, acquisto, reso, ecc.)
• I dati dei fornitori
• Il luogo e la data di carico
• Il luogo e la data di scarico
• Il prodotto ordinato (tipo, peso, ecc.)
• I dettagli per il trasporto (ad es. quanto grande dovrebbe essere il camion)

Tutte queste informazioni vengono centralizzate e inviate per approvazione. Dopo l'accettazione dell'ordine, vengono trasmesse al reparto logistico o a CargoPlanning.

L'uso di questo servizio è di grande aiuto, perché tutte le informazioni sono in un unico luogo. Questo migliora la comunicazione tra i reparti e previene gli errori umani. Anche lo scambio di informazioni con i vettori migliora notevolmente. Inoltre risparmi tempo, poiché puoi creare modelli riutilizzabili per altri ordini.

• CargoPlanning

Le informazioni da CargoOrder vengono inviate automaticamente a CargoPlanning. Aggiungendo altri dati, l'ordine può essere trasformato in una richiesta di trasporto. I dettagli necessari comprendono informazioni sul pagamento, il prezzo destinato al trasporto, la valuta utilizzata e altro.

Se hai un fornitore di trasporto preferito, l'ordine può essergli assegnato direttamente. Se non è ancora nel database della piattaforma, può essere invitato a usarla. In caso contrario, la richiesta può essere sottoposta a una gara. Tutti i fornitori di trasporto presenteranno offerte e tu puoi accettare quella che meglio si adatta alle tue esigenze.

CargoPlanning è eccellente per organizzare e gestire le consegne senza troppo sforzo. La piattaforma offre accesso a informazioni in tempo reale sul trasporto in corso e ti avvisa se si presentano problemi lungo il percorso. Inoltre, contratti e documenti vengono generati automaticamente sulla base dei dati inseriti sia da te sia dal tuo fornitore di trasporto.

• CargoSlot

Questo servizio funziona come un calendario collaborativo in cui i vettori possono programmare le operazioni di carico o scarico. In questo modo sei sempre al corrente dell'ora esatta di arrivo della merce e dello stato preciso della consegna, ad esempio:

• Arrivato al cancello
• Arrivato alla banchina
• Partito dalla banchina
• Consegna completata

Usando CargoSlot hai il controllo completo sulle operazioni logistiche, perché segui tutte le attività del magazzino da qualsiasi dispositivo. Inoltre migliora il livello di trasparenza tra te e i fornitori di trasporto, poiché tutti possono aggiungere e aggiornare i dati sulla piattaforma.

Ogni fase è gestita da almeno un servizio e, insieme, possono semplificare l'intero processo di consegna. Tutto il tempo risparmiato usando un TMS può quindi essere impiegato molto meglio, ad esempio per sviluppare strategie di crescita per la tua azienda.

Per vedere di più su ciò che CargoPlanning può fare per un'azienda, puoi consultare alcuni casi studio. Questi illustrano i vantaggi di un sistema di gestione dei trasporti presentando risultati concreti. Tuttavia, per esserne certo, puoi sempre richiedere una dimostrazione gratuita.