Justo después de pulsar el botón «Comprar», el proceso de entrega ya comienza. Todo empieza en el almacén, con la selección de las mercancías; después vienen el embalaje y la entrega en el lugar adecuado, en un plazo apropiado.

Para una start-up, el proceso de entrega es bastante sencillo, pero a medida que una empresa se desarrolla se vuelve cada vez más complejo. Por ejemplo, un aumento significativo de las ventas, la multiplicación de los canales de comunicación y una base de clientes más amplia pueden complicar el proceso de expedición.

El uso de un sistema de gestión del transporte para gestionar la comunicación con los transportistas y para seguir las expediciones puede prevenir los cuellos de botella que pueden aparecer durante el proceso de entrega.

1. ¿Qué es la gestión y el cumplimiento de pedidos?
2. ¿Cuáles son los seis pasos del proceso de cumplimiento de pedidos?
3. ¿Cómo es el proceso de entrega a través de CargoPlanning?

1. ¿Qué es la gestión y el cumplimiento de pedidos?

La gestión de pedidos es una serie de operaciones que comienza en el momento en que se realiza un pedido y termina cuando el cliente recibe la mercancía. Incluye, entre otras cosas, la recepción, el seguimiento y el cumplimiento de los pedidos.

Existen tres tipos de software que pueden ayudarte a mejorar tu proceso de entrega: los sistemas de gestión de pedidos, los sistemas de gestión del transporte y los sistemas de gestión de almacenes. Cada uno de ellos puede usarse por separado o en colaboración con los demás. A continuación analizaremos cuál es la diferencia entre ellos y cuál se adapta mejor a tu empresa.

• El sistema de gestión de pedidos

Un OMS es excelente para gestionar el ciclo de vida de un pedido. Puede integrarse con el sitio web de una empresa. Así, los pedidos pueden aceptarse directamente desde la plataforma y dirigirse al almacén más adecuado.

Algunos sistemas cuentan con sincronización bidireccional, asegurando la transmisión de toda la información entre el OMS y la plataforma de comercio electrónico, y ofreciendo al mismo tiempo visibilidad plena sobre todo el proceso.

• El sistema de gestión del transporte

Un TMS gestiona el proceso de transporte desde el momento en que las mercancías están listas para ser expedidas. Utilizar una plataforma así es una buena manera de acceder a las tarifas de expedición más bajas, a las rutas más eficientes y de obtener visibilidad sobre todo el proceso de transporte.

Los sistemas de gestión del transporte son adecuados para las empresas que desean reducir su presupuesto logístico, que quieren tener visibilidad sobre sus expediciones y que necesitan una solución escalable para el transporte de mercancías.

• El sistema de gestión de almacenes

Un WMS automatiza el ciclo de vida del inventario, centralizando la información en tiempo real desde el momento en que el pedido se recibe en stock hasta su entrega y la asignación de los procesos de facturación.

Un sistema así es adecuado para los almacenes que deben gestionar los procesos de cumplimiento de pedidos y tienen problemas para entregar las mercancías con éxito.

¿Por qué necesita tu empresa una gestión eficiente de los pedidos?

Usar cualquier tipo de sistema para la gestión de las entregas puede ayudarte a afrontar con éxito un gran volumen de pedidos y a entregarlos a tiempo. Pero eso no es todo. Un sistema así puede ayudarte a resolver multitud de problemas, entre ellos:

1. Ahorra más tiempo

Probablemente ya te haya pasado por la cabeza la pregunta: «¿son la manipulación del inventario, el embalaje de los pedidos y la expedición de las mercancías la forma más productiva de usar mi tiempo?». Hay muchas probabilidades de que la respuesta sea no. Cada minuto dedicado a resolver problemas de gestión podría invertirse en actividades estratégicas para el desarrollo de tu empresa.

2. Previene el error humano

Para la expedición de solo unos pocos pedidos al día, el error humano no es un problema importante. Sin embargo, cuando tu empresa crece y recibes pedidos 24/7, por varios canales de comunicación, es natural que se produzcan errores. Simplificar la gestión de pedidos puede ayudarte a llevarlo todo con éxito y a automatizar tareas, reduciendo los errores tanto como sea posible.

3. Aumenta el volumen de información recibida

Con acceso a datos en tiempo real puedes tomar mejores decisiones. Un OMS o un TMS centraliza toda la información en un solo lugar. Así tienes una perspectiva completa de todo el proceso de expedición.

Por ejemplo, CargoPlanning te permite seguir los transportes de mercancías en tiempo real. Esta información te ayuda a conocer el estado de los transportes en todo momento. Además, la plataforma presenta informes de rendimiento con regularidad, de modo que el proceso de entrega pueda mejorarse en el futuro.

2. ¿Cuáles son los seis pasos del proceso de cumplimiento de pedidos?

El proceso de cumplimiento de pedidos tiene muchos componentes que se ponen en marcha simultáneamente. Esto significa que es necesario contar con una estrategia eficaz para asegurarse de que cada etapa del proceso se realice con la máxima eficiencia posible.

1. La etapa de recepción

Esta etapa se refiere a la mercancía que llega al almacén, al centro de distribución o directamente a la tienda. Todos los transportes deben ser inspeccionados, registrados y almacenados para que el proceso de cumplimiento de pedidos pueda comenzar.

En el momento en que se recibe la mercancía, hay que comprobar que todo en el pedido coincide con los datos del pedido original, de la factura y de la lista de expedición. Si se reciben paquetes deteriorados, deben devolverse.

2. La fase de almacenamiento

Después de comprobarlo todo, la mercancía debe almacenarse. Así pues, para alcanzar la máxima velocidad y eficiencia en la entrega de los pedidos, este proceso debe estar lo más organizado posible.

3. El paso de preparación

En esta etapa hay que localizar la mercancía en el almacén. Si se hace manualmente, necesitarás una lista de los artículos requeridos para ir marcándolos, con detalles sobre el lugar de almacenamiento de cada artículo.

4. La etapa de embalaje

Es el momento en que los paquetes destinados a la expedición se embalan para prevenir cualquier deterioro durante el transporte. El tipo de materiales de embalaje utilizados depende de los límites de peso propios de cada empresa.

5. La fase de expedición

Es el momento de analizar las opciones de expedición y los socios logísticos. Con un sistema de gestión del transporte puedes reducir al mínimo los costes y el tiempo necesarios para los transportes.

Una plataforma TMS puede ayudarte a seguir el transporte de mercancías en el tiempo y a acceder a información en tiempo real, de modo que puedas tomar decisiones fundamentadas en cualquier momento. Además, recibes informes de rendimiento para crear la mejor estrategia de cara al futuro.

6. El paso de procesamiento de las devoluciones

En caso de que tu empresa ofrezca a los clientes la posibilidad de devolver la mercancía, las devoluciones se incluyen en el proceso de cumplimiento de pedidos. También esta operación debe gestionarse de forma rápida y eficiente. Así los clientes se sentirán seguros y, además, la gestión del inventario resultará más sencilla.

Aunque el proceso de entrega no parece demasiado complicado, se vuelve mucho más difícil para las empresas medianas y grandes. Existen numerosos factores que influyen en la sencillez de las operaciones. Por ejemplo, el volumen de pedidos: cuantos más pedidos haya que gestionar manualmente, menos eficiente eres y menos tiempo tienes para desarrollar tu negocio.

Además, la tecnología puede ser una aliada útil. Cuanto mayor es el volumen de información, mayor es la calidad de las decisiones tomadas. Al utilizar un sistema de gestión del transporte, puedes simplificar la mayoría de los procesos. Asimismo, tienes acceso a análisis e informes que te ofrecen una mejor comprensión del rendimiento actual y de los cambios posibles.

¿Cómo es el proceso de entrega a través de CargoPlanning?

El proceso de entrega puede simplificarse significativamente y acelerarse mediante el uso de un sistema de gestión del transporte como CargoPlanning. Esta plataforma ofrece varios servicios que, usados juntos, pueden hacer más eficientes todas las operaciones del proceso. Vayamos paso a paso:

• CargoOrder

Este servicio facilita la creación de solicitudes de oferta. CargoOrder es un módulo que te ayuda a gestionar los pedidos y a transferirlos al departamento de logística. Estos son algunos de los datos incluidos en el pedido creado:

• La empresa que realiza el pedido
• El tipo de pedido (interno, compra, devolución, etc.)
• Los datos de los proveedores
• El lugar y la fecha de carga
• El lugar y la fecha de descarga
• El producto pedido (tipo, peso, etc.)
• Los datos para el transporte (p. ej., de qué tamaño debería ser el camión)

Toda esta información se centraliza y se envía para su aprobación. Tras la aceptación del pedido, se remite al departamento de logística o a CargoPlanning.

Usar este servicio es de gran ayuda, porque toda la información está en un solo lugar. Esto mejora la comunicación entre departamentos y previene los errores humanos. También mejora notablemente el intercambio de información con los transportistas. Además, ahorras tiempo, ya que puedes crear plantillas reutilizables para otros pedidos.

• CargoPlanning

La información de CargoOrder se envía automáticamente a CargoPlanning. Al añadir más datos, el pedido puede transformarse en una solicitud de transporte. Los detalles necesarios incluyen información sobre el pago, el precio asignado al transporte, la moneda utilizada y otros.

Si tienes un proveedor de transporte preferido, el pedido puede asignársele directamente. Si aún no está en la base de datos de la plataforma, se le puede invitar a usarla. En caso contrario, la solicitud puede someterse a una licitación. Todos los proveedores de transporte presentarán ofertas y tú puedes aceptar la que mejor se ajuste a tus necesidades.

CargoPlanning es excelente para organizar y gestionar las entregas sin demasiado esfuerzo. La plataforma ofrece acceso a información en tiempo real sobre el transporte en curso y te avisa si surgen problemas por el camino. Además, los contratos y documentos se generan automáticamente a partir de los datos introducidos tanto por ti como por tu proveedor de transporte.

• CargoSlot

Este servicio actúa como un calendario colaborativo en el que los transportistas pueden programar las operaciones de carga o descarga. De este modo, siempre estás al tanto de la hora exacta de llegada de la mercancía y del estado preciso de la entrega, como:

• Llegó a la puerta
• Llegó al muelle
• Salió del muelle
• Entrega finalizada

Usando CargoSlot tienes un control completo sobre las operaciones logísticas, ya que sigues todas las actividades del almacén desde cualquier dispositivo. Además, mejora el nivel de transparencia entre tú y los proveedores de transporte, porque todo el mundo puede añadir y actualizar los datos en la plataforma.

Cada etapa está gestionada por al menos un servicio y, juntos, pueden simplificar todo el proceso de entrega. Por tanto, todo el tiempo ahorrado usando un TMS puede emplearse mucho mejor, por ejemplo en desarrollar estrategias de crecimiento para tu empresa.

Para ver más sobre lo que CargoPlanning puede hacer por una empresa, puedes consultar algunos estudios de caso. Estos ejemplifican los beneficios de un sistema de gestión del transporte presentando resultados concretos. No obstante, para estar seguro, puedes solicitar en cualquier momento una demostración gratuita.