In het kader van RO e-Transport zijn logistieke en transportbedrijven verplicht de gps-coördinaten door te geven van voertuigen die goederen met een hoog fiscaal risico vervoeren. Om aan deze eis te voldoen bestaan er verschillende werkwijzen, maar het gebruik van een TMS (Transport Management System) dat is gekoppeld aan gps-leveranciers vormt de doeltreffendste oplossing.

De beperkingen van traditionele methoden om gps-gegevens door te geven

1. De ANAF-applicatie

Bij gebruik van de applicatie van de ANAF, de Roemeense belastingdienst, moet de chauffeur elke UIT-code (de unieke transportidentificatie) handmatig invoeren en voor elk transport de monitoring starten. Deze werkwijze kent verschillende nadelen:

• Ze vergt actieve betrokkenheid van de chauffeur, wat hem van het rijden kan afleiden;
• Ze verlengt de bewerkingstijd, zeker wanneer bij één transport meerdere UIT-codes horen;
• Ze brengt een groter risico op menselijke fouten bij het invoeren van de gegevens met zich mee;
• Ze belast de chauffeur met administratieve taken, wat de operationele doelmatigheid schaadt.

Totale geschatte tijd voor een transport met 10 UIT-codes: tussen 5 en 30 minuten.

2. De applicatie van de gps-leverancier

Een andere werkwijze is het gebruik van een applicatie van gps-leveranciers, waarbij een planner de UIT-codes handmatig aan het voertuig moet koppelen en het starten en stoppen van de monitoring moet beheren. Deze variant brengt met zich mee:

• De noodzaak van voortdurend ingrijpen door de planner bij elk transport;
• Extra tijd om de route te valideren en de gegevens met de chauffeur te bevestigen;
• Mogelijke vertragingen door de handmatige controles.

Totale geschatte tijd voor een transport: tussen 10 en 50 minuten, afhankelijk van het aantal UIT-codes en de complexiteit van de route.

De voordelen van een TMS dat is gekoppeld aan gps-leveranciers

De beste manier om gps-coördinaten aan de ANAF door te geven is het gebruik van een TMS dat is gekoppeld aan gps-leveranciers, zoals CargoPlanning.com. Dit systeem biedt tal van voordelen:

• Volledige automatisering: Het TMS haalt de UIT-codes automatisch op uit SPV, het onlineportaal van de belastingdienst, en koppelt ze aan de betreffende voertuigen in je geregistreerde wagenpark;
• Geavanceerd gebruik van geofencing: Het starten en stoppen van de monitoring gebeurt automatisch, op basis van de positie van het voertuig ten opzichte van de laad- en losplaatsen, waardoor menselijk ingrijpen overbodig wordt;
• Minimaal toezicht: De planner hoeft alleen periodiek te controleren of de doorgifte actief is en pas in te grijpen bij een melding;
• Kleiner risico op menselijke fouten: Het wegvallen van handmatige gegevensinvoer beperkt administratieve vergissingen aanzienlijk;
• Grotere operationele doelmatigheid: Voldoen aan de RO e-Transport-eisen wordt een snel en geautomatiseerd proces, zonder onderbreking van de activiteiten van de vervoerders;
• Gedetailleerde rapportage: Het TMS kan rapporten over de status van eerdere doorgiften genereren, waarmee bedrijven helder zicht krijgen op de historie en de naleving van hun transporten.

Totale geschatte monitoringtijd: enkele minuten per dag, en alleen wanneer er meldingen zijn.

Conclusie

Voor transportbedrijven die hun naleving van de RO e-Transport-eisen willen stroomlijnen, is een TMS dat is gekoppeld aan gps-leveranciers de ideale oplossing. Het maakt handmatig ingrijpen overbodig, automatiseert het proces en zorgt voor doelmatige monitoring, waardoor de bedrijfskosten en het foutenrisico dalen.

Met oplossingen als CargoPlanning.com kunnen vervoerders tijd besparen, hun middelen optimaliseren en de naleving van de ANAF-eisen waarborgen, terwijl ze tegelijk profiteren van een modern en betrouwbaar transportbeheersysteem.