Często zastanawiasz się, czy nie wydajesz za dużo na operacje transportowe? W takim razie odpowiedź prawdopodobnie brzmi: tak. Głównym celem przetargów na kontrakty transportowe jest uzyskanie najkorzystniejszej oferty od dostawców usług transportowych, bez obniżania standardów jakości wymaganych przez Twoją firmę.

Konkurencyjność dzisiejszego rynku ma również wiele zalet, nie tylko wady. Przewoźnicy wykorzystują nowe technologie, aby być na bieżąco z dynamiką łańcucha dostaw. Istnieje zatem wiele możliwości obniżenia wydatków związanych z transportem.

1. Czym są przetargi w transporcie?
2. Jakie są rodzaje przetargów?
3. Jakie są etapy procesu przetargowego?
4. Jak oblicza się koszt transportu?
5. Jak można obniżyć koszty transportu?

1. Czym są przetargi w transporcie?

Przetargi w logistyce to metoda uzyskania dostępu do skutecznych usług transportowych. Dostawcy usług transportowych składają oferty na przewóz towaru po otrzymaniu zaproszenia. Wszystkie informacje o procesie są dostępne dla przewoźników, zanim złożą swoje oferty. Dzięki temu mogą oprzeć ofertę na Twoich wymaganiach.

Przetargi mogą pomóc Ci doprowadzić projekt do końca przy rozsądnych kosztach i w możliwie najlepszym czasie. Proces przetargowy na kontrakty ma zarówno strony negatywne, jak i pozytywne — zarówno dla dostawców usług transportowych, jak i dla Twojej firmy:

Zaproszenia do takich przetargów są wysyłane przez firmy, które potrzebują operacji transportowych, między innymi za pośrednictwem platform do zarządzania transportem, i zawierają konkretne wymagania i kryteria, które dostawcy muszą spełnić. Takie przetargi są źródłem możliwości dla dużej liczby dostawców usług transportowych i sprzyjają konkurencji.

2. Jakie są rodzaje przetargów?

Istnieje pięć głównych rodzajów przetargów:

• Przetarg otwarty

Ten rodzaj przetargu jest najczęściej stosowany w sektorze publicznym. Z tego typu procedury korzysta jednak cały rynek i można zaprosić każdego dostawcę usług transportowych. Daje to wszystkim przewoźnikom równe szanse na ubieganie się o kontrakty transportowe.

Gdy przetarg zostaje ogłoszony, może w nim wziąć udział każda firma transportowa. Zasadniczo proces obejmuje dwie główne czynności:

• Ogłoszenie zapytania transportowego — jest ono publikowane publicznie i wszystkie zainteresowane strony mogą wziąć udział w tym procesie. Każdy dostawca usług transportowych może w odpowiedzi złożyć ofertę.

• Udzielenie kontraktu — po przeanalizowaniu otrzymanych ofert kontrakt zostanie udzielony firmie, która odpowiada Twoim wymaganiom i kryteriom. Zasadniczo porównuje się oferowane ceny i jakość odpowiedzi pisemnych.

• Przetarg ograniczony

W przetargach ograniczonych prawo udziału mają wyłącznie specjalnie zaproszeni dostawcy usług transportowych. Dzięki tej procedurze masz większe szanse znaleźć ofertę, która idealnie odpowiada Twoim wymaganiom.

Przetargi ograniczone nadają się do operacji bardziej złożonych, bardzo specyficznych albo takich, dla których istnieje niewielu odpowiednich przewoźników. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że taki przetarg z góry wyklucza małe firmy transportowe, które dopiero zaczynają.

• Przetarg w trybie negocjacji

Ten rodzaj przetargu spotyka się najczęściej w inżynierii lub budownictwie. Negocjacje z jednym dostawcą są odpowiednie dla kontraktów o bardzo szczególnych wymaganiach albo przy przedłużaniu istniejących umów. Dzięki temu możesz obniżyć związane z tym koszty i zbudować relację ze swoim dostawcą usług transportowych. Włączenie przewoźników do zespołu projektowego znacząco poprawia przepływ informacji i komunikację.

• Przetarg jednoetapowy

Przetarg jednoetapowy jest przydatny wtedy, gdy wszystkie szczegóły niezbędne do oszacowania realnej ceny są dostępne już na początku przetargu. Zaproszenia są wysyłane do dostawców usług transportowych, oferty są składane i analizowane, wybierana jest najlepsza, a następnie mogą rozpocząć się negocjacje.

• Przetarg dwuetapowy

Aby umożliwić wcześniejsze ustalenia z dostawcą usług transportowych, jeszcze zanim będą dostępne szczegóły potrzebne do oszacowania ceny, stosuje się przetarg dwuetapowy. Pierwszy etap dotyczy rozpoczęcia prac na podstawie ograniczonego porozumienia, natomiast drugi obejmuje negocjowanie ceny kontraktu.

3. Jakie są etapy procesu przetargowego?

Korzystanie z systemu zarządzania transportem upraszcza ten proces. Wyodrębniliśmy pięć głównych etapów udanego procesu przetargowego:

1. Określenie wymagań

Na początek warto przeanalizować swoje potrzeby i wymagania, które chcesz zawrzeć w zapytaniu transportowym. Należy ustalić istotne szczegóły dotyczące przewozu, takie jak rodzaj ładunku, ilość i miejsce docelowe dostawy. Takie szczegóły trzeba przekazać dostawcom usług transportowych, aby mogli złożyć odpowiednią ofertę.

2. Utworzenie zapytania transportowego

Bezpośrednio na platformie zapytanie można utworzyć, dodając szczegóły dotyczące Twojej firmy, proponowanej dostawy i inne dodatkowe wymagania. Wszyscy dostawcy usług transportowych powinni mieć wystarczająco dużo informacji o Twojej operacji, aby móc złożyć ofertę odpowiadającą Twoim wymaganiom.

3. Rozpoczęcie przetargu

Wraz z ogłoszeniem zapytania dostawcy usług transportowych obecni na platformie są informowani o Twoim zgłoszeniu. Ponadto, jeśli współpracujesz już z przewoźnikami, którzy nie korzystają z platformy, możesz ich zaprosić do udziału w przetargu.

4. Analiza ofert

Po otrzymaniu ofert można je przeanalizować, aby zobaczyć, które najlepiej odpowiadają Twoim wymaganiom. Zwykle o wyborze decyduje oferowana cena, ale można też sprawdzić profile dostawców usług transportowych, aby zobaczyć, czy są godni zaufania.

4. Udzielenie kontraktów

Ostatecznie, po znalezieniu przewoźnika z najkorzystniejszą ofertą, kontrakt może zostać udzielony. Proces wysyłkowy może się rozpocząć po ustaleniu ostatnich szczegółów z dostawcą usług transportowych.

4. Jak oblicza się koszt transportu?

Aby móc zaproponować odpowiedni limit ceny w przetargach transportowych, dobrze jest wiedzieć, jak oblicza się koszty wysyłki. Nie musisz znać dokładnej ceny, ale przybliżona wartość operacji transportowej może się przydać.

Przede wszystkim warto znać wagę i wymiary towaru, który będziesz przewozić. Wpływają one na stawki dostawy. Waga przesyłki decyduje o rodzaju ciężarówki potrzebnej do wykonania dostawy. Również rodzaj i ilość ładunku wpływają na cenę końcową.

Następnie trzeba wziąć pod uwagę wymagania transportowe. Jeśli na przykład towar musi być utrzymywany w określonej temperaturze przez całą dostawę, cena końcowa może wzrosnąć.

Kolejnym ważnym czynnikiem jest miejsce docelowe przewozu, a dokładniej odległość dostawy. Im dłuższa podróż, tym wyższe koszty transportu.

Ponadto kruchość towarów może wpłynąć na końcowe wyliczenia. Firma transportowa weźmie pod uwagę opakowanie towarów, ich wymiary i kruchość. Im trudniejsza jest obsługa ładunku, tym bardziej koszty transportu mogą wzrosnąć.

Istnieje mnóstwo zmiennych, które mogą wpłynąć na końcową cenę wysyłki. Jeśli chcesz uzyskać profesjonalną opinię, możesz poprosić o wycenę firmę transportową albo skorzystać z internetowego kalkulatora kosztów transportu, aby uzyskać szacunek.

5. Jak można obniżyć koszty transportu?

Poza przetargami transportowymi istnieją też inne metody obniżania budżetów wysyłkowych. Można na przykład usprawnić pakowanie towarów. Dzięki temu da się zaoszczędzić więcej miejsca podczas przewozu, a w konsekwencji obniżyć stawki dostawy.

Inną strategią jest rzadsze organizowanie transportów. Wysyłka większej ilości towaru w jednej partii może kosztować mniej niż wysyłka tego samego wolumenu w kilku turach. Dzieje się tak dlatego, że przewoźnicy mogą załadować towar w bardziej efektywny sposób, nie tracąc czasu na obsługę wielu dostaw. Koszty zarządzania zapasami mogą jednak zniwelować oszczędności uzyskane na transporcie.

Ponadto, jeśli rodzaj towaru na to pozwala, możesz unikać przewozów w szczycie sezonu, aby znacząco obniżyć koszty. Dodatkowo innym sposobem na oszczędności w budżecie jest korzystanie z ciężarówek wracających do bazy bez ładunku.

Jeśli chodzi o budżet przeznaczony na logistykę, istnieje wiele możliwości poprawy. Szczególnie w przypadku kosztów transportu przetargi na kontrakty są jedną z najskuteczniejszych metod obniżania budżetów. Warto jednak wcześniej się poinformować i poznać proces w szczegółach, aby przetarg zakończył się sukcesem.

Aby bezpośrednio doświadczyć, jak przetargi w branży transportowej mogą zmienić Twój budżet na wysyłki, możesz w każdej chwili poprosić o bezpłatną prezentację CargoPlanning. Podczas rozmowy z jednym z naszych specjalistów zobaczysz, jak organizowane są przetargi, i lepiej zrozumiesz korzyści płynące z tego procesu.