Fragen Sie sich häufig, ob Sie zu viel für Transportabläufe ausgeben? Dann lautet die Antwort wahrscheinlich ja. Hauptzweck der Ausschreibung von Transportverträgen ist es, das wirtschaftlichste Angebot von den Transportanbietern zu erhalten, ohne die von Ihrem Unternehmen geforderten Qualitätsstandards zu senken.

Die Wettbewerbsintensität des heutigen Marktes hat auch viele Vorteile, nicht nur Nachteile. Frachtführer nutzen neue Technologien, um mit der Dynamik der Lieferkette Schritt zu halten. Es gibt daher zahlreiche Möglichkeiten, die transportbezogenen Ausgaben zu senken.

1. Was sind Ausschreibungen im Transport?
2. Welche Arten von Ausschreibungen gibt es?
3. Welche Phasen hat der Ausschreibungsprozess?
4. Wie werden die Transportkosten berechnet?
5. Wie können Sie die Transportkosten senken?

1. Was sind Ausschreibungen im Transport?

Ausschreibungen im Bereich der Logistik sind eine Methode, Zugang zu effizienten Transportleistungen zu erhalten. Transportanbieter reichen nach Erhalt einer Einladung Angebote für den Warenversand ein. Alle Informationen zum Prozess sind den Frachtführern zugänglich, bevor sie ihre Angebote abgeben. So können sie ihr Angebot auf Ihre Anforderungen stützen.

Ausschreibungen können Ihnen helfen, Ihr Vorhaben zu vertretbaren Kosten und im bestmöglichen Zeitrahmen abzuschließen. Der Prozess der Vertragsausschreibung hat sowohl negative als auch positive Seiten, für die Transportanbieter ebenso wie für Ihr Unternehmen:

Einladungen zu solchen Ausschreibungen werden von den Unternehmen versendet, die Transportabläufe benötigen, unter anderem über Transportmanagement-Plattformen, und enthalten spezifische Anforderungen und Kriterien, die die Anbieter erfüllen müssen. Solche Ausschreibungen sind eine Quelle von Gelegenheiten für eine große Zahl von Transportanbietern und fördern den Wettbewerb.

2. Welche Arten von Ausschreibungen gibt es?

Es gibt fünf Hauptarten von Ausschreibungen:

• Offene Ausschreibung

Diese Art der Ausschreibung wird am häufigsten im öffentlichen Sektor eingesetzt. Dieses Verfahren wird jedoch vom gesamten Markt genutzt, und jeder Transportanbieter kann eingeladen werden. Das bietet allen Frachtführern gleiche Chancen, sich um Transportverträge zu bewerben.

Wenn eine Ausschreibung eröffnet wird, kann jedes Transportunternehmen teilnehmen. Grundsätzlich umfasst der Prozess zwei Hauptvorgänge:

• Die Veröffentlichung einer Transportanfrage — diese wird öffentlich bekannt gemacht, und alle interessierten Parteien können an diesem Prozess teilnehmen. Jeder Transportanbieter kann daraufhin ein Angebot einreichen.

• Die Vergabe des Vertrags — nach Auswertung der eingegangenen Angebote wird der Vertrag an das Unternehmen vergeben, das Ihren Anforderungen und Kriterien entspricht. Grundsätzlich werden die angebotenen Preise und die Qualität der schriftlichen Antworten verglichen.

• Beschränkte Ausschreibung

Bei beschränkten Ausschreibungen dürfen nur eigens eingeladene Transportanbieter teilnehmen. Über dieses Verfahren haben Sie somit größere Chancen, ein Angebot zu finden, das perfekt zu Ihren Anforderungen passt.

Beschränkte Ausschreibungen eignen sich für komplexere, sehr spezifische Abläufe oder für solche, für die es nur sehr wenige geeignete Frachtführer gibt. Allerdings ist zu bedenken, dass eine solche Ausschreibung kleine Transportunternehmen, die am Anfang stehen, von vornherein ausschließt.

• Verhandlungsverfahren

Diese Art der Ausschreibung findet sich am häufigsten im Ingenieurwesen oder im Bauwesen. Die Verhandlung mit einem einzigen Anbieter eignet sich für Verträge mit sehr spezifischen Anforderungen oder für die Verlängerung bestehender Verträge. So können Sie die damit verbundenen Kosten senken und eine Beziehung zu Ihrem Transportanbieter aufbauen. Die Einbindung der Frachtführer in das Projektteam verbessert den Informationsfluss und die Kommunikation erheblich.

• Einstufige Ausschreibung

Die einstufige Ausschreibung ist dann sinnvoll, wenn alle für die Schätzung eines realistischen Preises nötigen Angaben schon zu Beginn der Ausschreibung vorliegen. Die Einladungen werden an die Transportanbieter versendet, die Angebote werden eingereicht und ausgewertet, das beste wird ausgewählt, und anschließend können die Verhandlungen beginnen.

• Zweistufige Ausschreibung

Um eine frühzeitige Abstimmung mit einem Transportanbieter zu ermöglichen, noch bevor die für eine Preisschätzung nötigen Angaben vorliegen, wird die zweistufige Ausschreibung genutzt. In der ersten Stufe geht es um den Beginn der Arbeiten auf Grundlage einer begrenzten Vereinbarung, während die zweite die Verhandlung des Vertragspreises umfasst.

3. Welche Phasen hat der Ausschreibungsprozess?

Der Einsatz eines Transportmanagementsystems vereinfacht den Prozess. Wir haben fünf Hauptphasen eines erfolgreichen Ausschreibungsprozesses ermittelt:

1. Ermittlung der Anforderungen

Zunächst ist es sinnvoll, Ihre Bedürfnisse und die Anforderungen zu analysieren, die Sie in Ihre Transportanfrage aufnehmen möchten. Wichtige Angaben zum Transport müssen festgelegt werden, etwa Ladungsart, Menge und Lieferziel. Solche Angaben müssen den Transportanbietern mitgeteilt werden, damit sie ein entsprechendes Angebot abgeben können.

2. Erstellung der Transportanfrage

Direkt innerhalb der Plattform kann die Anfrage erstellt werden, indem Angaben zu Ihrem Unternehmen, zur vorgesehenen Lieferung und weitere zusätzliche Anforderungen hinzugefügt werden. Alle Transportanbieter sollten genügend Informationen über Ihren Ablauf haben, um ein Angebot abgeben zu können, das Ihren Anforderungen entspricht.

3. Start der Ausschreibung

Mit der Veröffentlichung der Anfrage werden die Transportanbieter innerhalb der Plattform über Ihr Anliegen informiert. Wenn Sie zudem bereits mit Frachtführern arbeiten, die die Plattform nicht nutzen, können diese zur Teilnahme an der Ausschreibung eingeladen werden.

4. Auswertung der Angebote

Nach Eingang der Angebote können diese ausgewertet werden, um zu sehen, welche am besten zu Ihren Anforderungen passen. Üblicherweise macht der angebotene Preis den Unterschied, es können aber auch die Profile der Transportanbieter geprüft werden, um zu sehen, ob sie vertrauenswürdig sind.

4. Vergabe der Verträge

Schließlich kann der Vertrag vergeben werden, nachdem der Frachtführer mit dem wirtschaftlichsten Angebot gefunden wurde. Der Versandprozess kann beginnen, sobald die letzten Details mit dem Transportanbieter geklärt sind.

4. Wie werden die Transportkosten berechnet?

Um eine angemessene Preisobergrenze für Transportausschreibungen vorschlagen zu können, ist es gut zu wissen, wie die Versandkosten berechnet werden. Sie müssen den genauen Preis nicht kennen, aber ein ungefährer Wert des Transportvorgangs kann hilfreich sein.

Zunächst ist es gut, Gewicht und Abmessungen der Ware zu kennen, die Sie transportieren werden. Diese beeinflussen die Liefertarife. Das Gewicht der Sendung bestimmt die Art des für die Lieferung erforderlichen Lkw. Auch Art und Menge der Sendung beeinflussen den Endpreis.

Anschließend sind die Transportanforderungen zu berücksichtigen. Wenn die Ware beispielsweise während der gesamten Lieferung auf einer bestimmten Temperatur gehalten werden muss, kann der Endpreis steigen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Endziel des Transports oder, genauer gesagt, die Lieferentfernung. Je länger die Fahrt, desto höher die Transportkosten.

Zudem kann die Zerbrechlichkeit der Waren die abschließenden Berechnungen beeinflussen. Das Transportunternehmen wird die Verpackung der Waren, deren Abmessungen und Zerbrechlichkeit berücksichtigen. Je schwieriger die Handhabung der Ladung, desto stärker könnten die Transportkosten steigen.

Es gibt zahlreiche Variablen, die den Endpreis einer Sendung beeinflussen können. Wenn Sie eine fachliche Einschätzung wünschen, können Sie ein Angebot bei einem Transportunternehmen anfordern oder einen Online-Rechner für Transportkosten für eine Schätzung nutzen.

5. Wie können Sie die Transportkosten senken?

Neben Transportausschreibungen gibt es weitere Methoden, die Versandbudgets zu senken. So kann etwa die Verpackung der Waren effizienter gestaltet werden. Dadurch lässt sich beim Transport mehr Platz sparen und in der Folge können die Liefertarife gesenkt werden.

Eine andere Strategie ist, Transporte seltener zu organisieren. Der Versand einer größeren Warenmenge in einer einzigen Charge kann weniger kosten als der Versand desselben Volumens in mehreren Teilen. Das liegt daran, dass Frachtführer die Ware effizienter laden können, ohne Zeit für die Abwicklung mehrerer Lieferungen aufzuwenden. Allerdings können die Kosten der Bestandsverwaltung die beim Transport erzielten Einsparungen aufwiegen.

Wenn die Warenart es zulässt, können Sie zudem Transporte während der Hochsaison vermeiden, um die Kosten erheblich zu senken. Ein weiterer Kniff, um beim Budget zu sparen, ist die Nutzung von Lkw, die ohne Ladung zum Stützpunkt zurückfahren.

Beim Logistikbudget gibt es zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten. Besonders bei den Transportkosten ist die Ausschreibung von Verträgen eine der wirksamsten Methoden zur Budgetsenkung. Dennoch ist es gut, sich vorher zu informieren und den Prozess im Detail zu kennen, um eine erfolgreiche Ausschreibung durchzuführen.

Um unmittelbar zu erleben, wie Ausschreibungen im Transportbereich Ihr Versandbudget verändern können, können Sie jederzeit eine kostenlose Demonstration von CargoPlanning anfordern. In einem Gespräch mit einem unserer Spezialisten sehen Sie, wie Ausschreibungen organisiert werden, und verstehen die Vorteile dieses Prozesses besser.